PKW-Kosten - Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Zuordnung des Kraftfahrzeugs zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen?

Ausschlaggebend für die Frage, inwieweit die Kosten für die Haltung und Nutzung eines Kraftfahrzeuges als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, ist, ob es sich bei dem Fahrzeug um notwendiges/gewillkürtes Betriebsvermögen handelt oder ob das Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet ist.
  • Notwendiges Betriebsvermögen
Zum notwendigen Betriebsvermögen eines Steuerpflichtigen gehören die Wirtschaftsgüter, die bereits objektiv erkennbar zum unmittelbaren Einsatz im Betrieb bestimmt sind. Dies sind zum einen alle Fahrzeuge (auch gemietete oder geleaste), die ausschließlich betrieblich genutzt werden. Aber auch gemischt genutzte Kraftfahrzeuge, die zum Teil privat zum Teil betrieblich genutzt werden, sind zwingend dem Betriebsvermögen zuzuordnen, wenn die betriebliche Nutzung (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) mehr als 50 Prozent beträgt. Zur betrieblichen Nutzung zählt auch die auf Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten entfallende Nutzung.
  • Gewillkürtes Betriebsvermögen
Kraftfahrzeuge, deren betriebliche Nutzung zwischen 10 Prozent und 50 Prozent liegt, können dem Betriebsvermögen als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen zugerechnet werden. Nachdem die Bildung von gewillkürtem Betriebsvermögen durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) lange Zeit bilanzierenden Steuerpflichtigen vorbehalten war, steht diese Möglichkeit seit einer Änderung der Rechtsprechung im Oktober 2003 auch Steuerpflichtigen offen, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ermitteln. Die Behandlung eines Wirtschaftsgutes als gewillkürtes Betriebsvermögen setzt voraus, dass die Zuordnung des Gegenstands zum Betriebsvermögen unmissverständlich dokumentiert wird. Nach einem Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 17. November 2004 ist als Nachweis für die Zuordnung eines Wirtschaftsgutes zum gewillkürten Betriebsvermögen erforderlich, dass die Aufnahme des Gegenstandes in das Betriebsvermögen zeitnah in ein laufend zu führendes Bestandsverzeichnis aufgenommen wird oder vergleichbar aufgezeichnet wird.
  • Privatvermögen
Notwendig zum Privatvermögen gehören Kraftfahrzeuge, die weniger als zehn Prozent betrieblich genutzt werden.

PKW im Betriebsvermögen und Ein-Prozent-Methode

Alle für den PKW anfallenden laufenden Kosten sind in diesem Fall automatisch Betriebsausgaben. Da aber das Finanzamt immer davon ausgeht, dass jeder PKW auch privat genutzt wird, muss für die Privatnutzung jeden Monat eine Versteuerung in Höhe von 1 Prozent des Brutto-Listenpreises erfolgen.
Beispiel
Listenpreis 40.000 Euro. Das bedeutet eine Versteuerung von 400 Euro jeden Monat, d.h. 400 Euro werden so behandelt, als wären sie Einkünfte und unterliegen dann dem jeweiligen persönlichen Einkommensteuersatz. Es spielt keine Rolle, wie teuer der Wagen tatsächlich war. Dies gilt für gebraucht gekaufte, reimportierte und Neuwagen.
Tipp
Die Ein-Prozent-Methode ist in der Regel günstiger, wenn der Listenpreis bei der Erstzulassung relativ niedrig ist, also bei Kleinwagen oder alten Wagen.
Bitte beachten Sie
Seit dem 1. Januar 2006 wurde die Ein-Prozent-Regelung auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens beschränkt. Das bedeutet, dass sie nur noch anwendbar ist für diejenigen Fahrzeuge, die zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Bei einem Nutzungsanteil von weniger als 50 Prozent beachten Sie bitte die Ausführungen unter „3. PKW im Betriebsvermögen und Fahrtenbuch”.
Wie machen Sie dem Finanzamt glaubhaft, dass Sie den Geschäftswagen tatsächlich überwiegend, also zu über 50 Prozent betrieblich fahren? Im BMF-Schreiben vom 7. Juli 2006 (AZ: IV B 2 – S 2177 – 44/06) wird klargestellt, dass hinsichtlich des Umfangs der betrieblichen Nutzung alle Fahrten anzusetzen sind, die betrieblich veranlasst sind. Demzufolge sind auch Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar.
Der Nachweis der betrieblichen Nutzung kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Es können z. B. Eintragungen in Terminkalendern oder Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung herangezogen werden. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (in der Regel drei Monate) glaubhaft gemacht werden.
Auf einen Nachweis der betrieblichen Nutzung kann verzichtet werden, wenn sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit ergibt, dass das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Als Beispiele sind genannt: Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Handwerker der Bau- und Baunebengewerbe und Landtierärzte.
Hat der Steuerpflichtige den betrieblichen Nutzungsumfang des Kraftfahrzeugs einmal dargelegt, so ist – wenn sich keine wesentlichen Veränderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ergeben – grundsätzlich auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von diesem Nutzungsumfang auszugehen (Achtung bei Fahrzeugwechsel).
Abschreibung
Da der PKW im Betriebsvermögen steht, kann man ihn grundsätzlich über sechs Jahre abschreiben.

PKW im Betriebsvermögen und Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch zu führen lohnt sich in der Regel dann, wenn man einen teuren Wagen fährt und nur wenige Privatfahrten durchführt. Außerdem müssen Sie dann ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie Ihr Auto zu mindestens 10 Prozent bis maximal 50 Prozent betrieblich nutzen und ins gewillkürte Betriebsvermögen eingelegt haben. Sie müssen in diesen Fällen, insbesondere ab der Neuregelung 2006 entweder
  • ein Fahrtenbuch führen und ausrechnen, welcher Anteil Ihrer Kosten auf Privatfahrten entfällt und zu versteuern ist, oder
  • den Privatanteil an den Fahrten und somit den Kosten sachgerecht schätzen. Dies erfolgt im Rahmen der so genannten allgemeinen Darlegungs- und Beweislast. Sie tragen in die­sen Fällen das Risiko, dass das Finanzamt Ihre Schätzungen akzeptiert. 
Sofern der PKW im (gewillkürten) Betriebsvermögen steht, kann man ihn grundsätzlich über sechs Jahre abschreiben.

PKW im Privatvermögen – 30 Cent pro Kilometer

Sofern man den PKW im Privatvermögen belässt, kann man betriebliche Fahrten pauschal mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen. Man kann aber auch die tatsächlichen Kosten ansetzen. In diesem Fall muss man alle Belege sammeln. Lohnenswert ist das Sammeln der Belege dann, wenn ein Wagen sehr hohe Betriebskosten aufweist. Bei dieser Möglichkeit muss man alle betrieblichen Fahrten notieren.

Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Bei der Führung des Fahrtenbuchs müssen folgende Angaben gemacht werden: Datum, Reiseziel und Reiseroute, Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt, Reisezweck und Namen der Geschäftspartner, Privatfahrten ohne Angabe der Reiseroute sowie Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Das Fahrtenbuch gehört zu den betrieblichen Unterlagen, die das Finanzamt in der Regel intensiv durchleuchtet. Es wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es
  • zeitnah erstellt wird und
  • die Eintragungen im Nachhinein nicht abänderbar sind.
Stellen Sie also sicher, dass sämtliche Eintragungen zu Ihren Fahrten einschließlich des erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und zeitnah im Anschluss an jede Fahrt in Ihr Fahrtenbuch eingetragen werden.
Als Fahrtenbuch gilt dabei nur ein gebundenes Heft – eine Sammlung von Notizzetteln, aus denen sich alle notwendigen Angaben ergeben, ist für die Finanzverwaltung kein Fahrtenbuch. Es ist auch nicht erlaubt, die Angaben zunächst auf Zettel zu schreiben und später in ein gebundenes Heft einzutragen.
Sie dürfen Ihr Fahrtenbuch auch nicht auf dem PC führen. Diese Aufzeichnungen werden nicht anerkannt.
Akzeptieren muss das Finanzamt solche elektronischen Fahrtenbücher, bei denen die Software Veränderungen dokumentiert und offen legt. Diese werden in der Regel direkt ins Auto eingebaut.
Siehe auch unter "Links".

PKW für Mitarbeiter

Die oben beschriebene Neuregelung, dass die Ein-Prozent-Methode nur anwendbar ist, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, gilt nicht bei der Ermittlung des geld­werten Vorteils der Privatnutzung von Dienstwagen durch Arbeitnehmer, also dann nicht, wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen. Aus der Sicht des Unternehmers gilt ein solches Auto zu 100 Prozent als betrieblich genutzt. Der geldwerte Vorteil Ihres Mitarbeiters kann weiterhin problemlos mit der Ein-Prozent-Methode oder wahlweise per Fahrtenbuch versteuert werden.

Exkurs: Alter/bereits abgeschriebener Firmenwagen

Alte PKW im Betriebsvermögen können sich mitunter finanziell negativ auswirken, insbeson­dere wenn Sie sie auch privat nutzen. Denn Sie müssen bei der oben beschriebenen Ein-Prozent-Methode immer den ursprünglichen Listenpreis zugrunde legen, egal wie altersschwach der PKW inzwischen ist.
Das bedeutet, dass Sie unter Umständen relativ viel versteuern müssen. Im Extremfall ist der Betrag genauso hoch wie die gesamten KFZ-Kosten. Im Ergebnis können dann keine Fahrzeugkosten mehr betrieblich, also steuermindernd, geltend gemacht werden. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, den Wagen in das Privatvermögen zu überführen und die geschäftlichen Fahrten mit der Kilometerpauschale von 0,30 Euro abzurechnen. Dies zeigt die folgende Berechnung:
Angenommen, Sie haben in Ihrem Betrieb einen sechs Jahre alten Geschäftswagen, der schon vollständig abgeschrieben ist. Den PKW nutzen Sie im Jahr 6.000 km betrieblich und 9.000 km privat. Der Bruttolistenneupreis betrug 25.000 Euro, die jährlichen Fahrzeugkosten liegen bei 3.500 Euro.
Sofern es Ihnen zu umständlich ist, ein Fahrtenbuch zu führen, müssten Sie Ihre Privatfahrten mit 12 x 1 Prozent von 25.000 Euro = 3.000 Euro versteuern. So lange der Wagen also in Ihrem Betriebsvermögen ist, können Sie nur 500 Euro als Betriebsausgaben absetzen: 3.500 Euro Kosten (siehe oben) minus 3.000 Euro Privatanteil.
Sofern Sie dagegen das Auto in Ihr Privatvermögen entnehmen, verbuchen Sie lediglich einmal den Zeitwert als Einnahme. Dafür können Sie jetzt für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer 0,30 Euro absetzen. Bei 6.000 km Geschäftsfahrten sind das 1.800 Euro Betriebsausgabenabzug. Also 1.300 Euro mehr als bei der soeben beschriebenen 1-Prozent-Methode. Sie müssen dazu noch nicht einmal ein Fahrtenbuch führen; eine einfache Aufstellung der geschäftlich gefahrenen Kilometer genügt.

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte

Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit dem Firmenwagen dürfen den Gewinn nicht mindern, soweit sie die Entfernungspauschale von 30 Cent je Kilometer übersteigen. Wird der PKW weniger als 50 Prozent betrieblich genutzt (also in den Fällen, in denen die 1 Prozent-Regelung nicht mehr angewendet werden darf) kann von der 0,03 Prozent-Regelung (bzw. beim Familienheimfahrten von der 0,002 Prozent-Regelung) kein Gebrauch gemacht wer­den. Um in diesen Fällen die nicht als Betriebsausgaben abziehbaren Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu ermitteln, sind dann die tatsächlichen Aufwendungen mit der Entfernungspauschale gegenzurechnen.
Bitte verstehen Sie dieses Informationsblatt als eine Orientierungshilfe. Eine (steuerliche) Beratung können und dürfen wir Ihnen leider nicht anbieten. Bitte wenden Sie sich bei weitergehenden Fragen an einen Steuerberater bzw. an das für Sie zuständige Finanzamt.