Was ist zu berücksichtigen?
Als Unternehmer sind Sie viel unterwegs und setzen sich Tag für Tag dem Risiko "Autoverkehr" aus. Was geschieht mit Ihrem Betrieb, wenn Sie einen Unfall haben und vorübergehend ausfallen? Auch als Nachfolger müssen Sie für den Notfall vorsorgen! Treffen Sie alle Vorkehrungen, damit Ihre Nachfolge-Regelung auch durch einen Unglücksfall nicht gefährdet wird.
Was geschieht mit Ihrem Betrieb, wenn Sie einen Unfall haben und vorübergehend ausfallen?
Die Vorbereitung einer Nachfolgeregelung ist nur dann vollständig, wenn das Unternehmen auch im Notfall zu jedem Zeitpunkt handlungsfähig bleibt und die Familien von Übergeber und Übernehmer abgesichert sind. Wissen Sie, was passiert, wenn einem von Ihnen etwas zustößt? Gibt es Vertretungsregelungen für das Unternehmen? Kann das tägliche Geschäft reibungslos weiter laufen?
Erstellen Sie für den Fall der Fälle ein Notfallhandbuch. Versuchen Sie dabei alle Eventualitäten zu bedenken! Im Notfall darf keine wertvolle Zeit vergeudet werden. Eine solche Notfallplanung ist keine Frage des Alters, sondern unabdingbare unternehmerische Vorsorge.
Im unternehmerischen Bereich sollten vor allem Vertretungsregeln und Zuständigkeiten für den Notfall geregelt werden. Erstellen Sie eine Liste mit den Aufgaben der Geschäftsleitung und entscheiden Sie, wer welche Aufgabe im Notfall übernehmen soll. Erteilen Sie Vollmachten zum Beispiel für Banken und Lieferanten, und halten Sie die Namen der jeweiligen Ansprechpartner fest. Notieren Sie Passwörter und Geheimcodes. Auch ein Ersatzschlüssel sollte nicht fehlen. Halten Sie auch schriftlich fest, welche Lieferbedingungen mit welchem Kunden mündlich abgesprochen wurden oder sich einfach im Laufe der Jahre durch Gewohnheit ergeben haben. Nur so kann dem Kunden der gewohnten Service geboten werden, wenn dieser lediglich "Das Übliche!" bestellt.
Denken Sie aber auch an den privaten Bereich:
Ein fehlendes oder im unternehmerischen Sinne verkehrtes Testament hat schon so manches Unternehmen ins Straucheln gebracht. Handlungsunfähige Erbengemeinschaften oder die Einschaltung des Vormundschaftsgerichts (bei Kindern als Erben) fördern nicht gerade die Flexibilität des Betriebs. Letzteres kann auch passieren, wenn dem Nachfolger, der jüngere Kinder hat, etwas zustößt. Unsere Empfehlung: Erstellen Sie mit Hilfe eines erfahrenen Rechtsanwalts ein individuelles Testament, das Sie und Ihre Familie absichert und Ihrem Betrieb Handlungsfreiheit gibt. Für ein kurzfristiges Notfalltestament reichen schon drei Sätze: "Zu meinem Alleinerben setze ich meine Tochter Sibylle ein (vermeidet Erbengemeinschaft). Durch Vermächtnis erhalten meine Frau mein Mietshaus XY und mein Sohn Egon mein Mietshaus Z aus meinem Privatvermögen (sichert Pflichtteilsberechtigte). Meine Frau erhält ein Nießbrauchrecht auf die Erträge des Unternehmens und die Erträge aus dem Haus Z auf Lebenszeit (versorgt den Ehepartner)."
Die Erfahrung zeigt, dass auch die Harmonisierung von Testament und Gesellschaftsvertrag wichtig ist. Wenn der Gesellschaftsvertrag leibliche Abkömmlinge vorsieht, der Unternehmer aber seinen Ehepartner als Alleinerben eingesetzt hat (die beliebte Standardlösung "Berliner Testament"), werden sich die Erben vielfach vor Gericht wieder treffen.
Auch güterrechtliche Aspekte müssen Sie beachten. Haben Sie keinen individuellen Ehevertrag abgeschlossen, dann greift die gesetzliche Regelung der Zugewinngemeinschaft. Diese Regelung sieht vor, dass das während der Ehe gemeinsam erwirtschaftete Vermögen im Falle einer Scheidung oder im Todesfall zu gleichen Hälften aufgeteilt wird. Ist das Unternehmen also während der Ehezeit gegründet oder erworben worden, steht dem Ehepartner zum Zeitpunkt einer möglichen Ehescheidung die Hälfte des Unternehmenswertes zu. Dieser Anspruch besteht in bar und sofort. Für die meisten bedeutet das einen Aderlass, den der Betrieb kaum verkraften kann.
Um dieser Gefahr zu entgehen, können Sie in der modifizierten Zugewinngemeinschaft die Nachteile der gesetzlichen Regelung ausschließen. Bei dieser Güterstandsregelung können Sie einzelne Vermögensgegenstände (zum Beispiel das Unternehmen!) per Vertrag aus der Zugewinngemeinschaft herausnehmen. Auch kann für die Beendigung der Ehe durch Scheidung eine Gütertrennung vereinbart werden. Auf diese Weise können Sie das Unternehmen vor Liquiditätsproblemen schützen.
Checkliste und Notfallplan - Fragen und Antworten
- Wie kann ich die Weitergabe von vertraulichen Informationen im Notfallplan verhindern?
Jeder Mitarbeiter kann bei Weitergabe vertraulicher Geschäftsgeheimnisse strafrechtlich verfolgt werden, immer vorausgesetzt, er war über den Vertraulichkeitsstatus informiert. Deshalb ist es sinnvoll, jeden Mitarbeiter, der den Notfallplan einsehen kann, eine Vertraulichkeits- bzw. Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen zu lassen. Zudem sollten nur solche Mitarbeiter Zugang zu diesen Informationen haben, die sie im Notfall auch benötigen. Eine ganz sichere Lösung besteht in der Hinterlegung des Notfallplans bei einer Person Ihres Vertrauens in der Familie, bei Ihrem Steuerberater oder im Bankdepot. Dann sollten jedoch die Mitarbeiter Kenntnis davon bzw. die Depotschlüssel haben. - Sollte das Notfallhandbuch erst nach oder schon vor Eintritt des Notfalls von meinen Mitarbeitern eingesehen werden?
Informationen aus einem Notfallhandbuch sollten den verantwortlichen Mitarbeitern schon vor einem Notfall zur Verfügung gestellt werden. So hat der Eigentümer die Möglichkeit, Dinge zu erläutern und Fragen der Mitarbeiter direkt zu beantworten. Auch die Weiterführung des Geschäftsbetriebs im Notfall wird erheblich dadurch erleichtert, dass die zuständigen Mitarbeiter bereits wissen, was sie zu tun haben. Unser Vorschlag: Das Notfallhandbuch sollte schon einmal erprobt und getestet werden, wenn der Eigentümer ein paar Tage auf Geschäftsreise oder in Urlaub ist. - Kann ich meine Partnerin/meinen Partner durch Überlassung des Firmengrundstücks finanziell absichern?
Die Übertragung des Grundstücks an den Ehepartner, der dieses dann an das Unternehmen verpachtet, ist ein vielfach genutzter Weg der finanziellen Alterssicherung. Damit erhält der Partner, anders als bei überlassenen Geschäftsanteilen, ein regelmäßiges Einkommen und ist somit versorgt. Allerdings nur so lange, wie das Unternehmen auch Erträge erwirtschaftet. Besser ist es daher, in jedem Fall die Altersvorsorge für beide außerhalb des Unternehmens aufzubauen. Bei Übertragung und eventueller Neubewertung des Anlagevermögens sollte man jedoch darauf achten, dass es nicht zu Steuernachzahlungen kommt, weil der tatsächliche Verkehrswert den Buchwert des Grundstücks um ein Vielfaches übersteigt. - Welche Punkte genau sollten in einem solchen Notfallhandbuch geregelt sein?
Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort, da nun einmal jedes Unternehmen anders ist. Als eine erste Orientierung auf dem Weg zu "Ihrem Notfallhandbuch" kann die Checkliste dienen, die Sie links im Downloadbereich ansehen können. Lassen Sie sich bei der Erstellung des Handbuchs auf jeden Fall von Ihrem Rechtsanwalt beraten, der Ihr Unternehmen kennt und Ihnen für die einzelnen Fragen auch die rechtlich korrekte Lösung benennen kann. - Gibt es Fälle, in denen ich die Vorsorge für den Notfall auch nach außen dokumentieren können muss? Und wenn ja, wie geschieht das am besten?
Ja, diese Fälle gibt es. Vor allem in einem Rating-Verfahren wird sich Ihr Kreditgeber dafür interessieren, ob Sie für den "Fall der Fälle" vorgesorgt haben. Schließlich geht es in einem Rating darum, die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens einzuschätzen, und damit auch seine Fähigkeit, Zins und Tilgungen für in Anspruch genommene Kredite leisten zu können. Zur Dokumentation reicht es aus, wenn Sie Ihr Notfallhandbuch im Rating-Gespräch präsentieren können - und je professioneller es aufgebaut ist, um so eher werden Sie Ihre Rating-Prüfer davon überzeugen können, dass Sie alle Eventualitäten berücksichtigt und so die Zukunft Ihres Unternehmens nachhaltig gesichert haben.
