Geschäftsbezeichnung und Geschäftsbrief des Kleingewerbetreibenden

1. Definition
Kleingewerbetreibende sind gewerblich tätige Selbständige, die nicht im Handelsregister eingetragen sein müssen. Dies gilt für Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, das heißt die Höhe der Jahresumsätze oder einfache Geschäftsabwicklung erfordern noch keine doppelte Buchführung etc. Bei Überschreiten des kleingewerblichen Rahmens wird der Unternehmer zum Kaufmann, der gem. § 29 Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet ist, sich im Handelsregister eintragen zu lassen.
Ein Kleingewerbe kann von einer Einzelperson oder von mehreren Gewerbetreibenden gemeinschaftlich (BGB-Gesellschaft = Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (abgekürzt GdbR oder GbR)) ausgeübt werden.

2. Beginn des Gewerbes
Eine selbständige gewerbliche Tätigkeit muss zunächst bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung angemeldet werden (siehe "Mehr zum Thema": Gewerbeanmeldung). Die Anzeige ist mittels der dort erhältlichen Formulare vorzunehmen. Mit der Gewerbeanmeldung wird u. a. zugleich die Anmeldung beim Finanzamt, bei der Berufsgenossenschaft und bei der Industrie- und Handelskammer (Handwerkskammer, Landwirtschaftskammer) bewirkt.

3. Geschäfts- und Etablissementbezeichnungen
Sie kennzeichnen nicht den Gewerbetreibenden, sondern das Unternehmen als solches oder das Geschäftslokal. So werden Ladengeschäfte, Restaurants, Gaststätten, Kioske, Apotheken, etc. üblicherweise mit eigenen Namen versehen ("Tony´s Billardcafé", "Willi´s Wollstube", "Rosenapotheke", "Neckartorkino"). Sie dürfen nicht irreführend sein (z.B. "Heidelberger Schuhcenter" für ein kleines Schuhgeschäft). Individuell und möglichst fantasievoll gestaltete Geschäftsbezeichnungen ("Software-Doktor", "Immo-Hai", "Flower Floristik-Team") kennzeichnen das Unternehmen zusätzlich zu dem bürgerlichen Namen des Gewerbetreibenden. Sie können z.B. am Telefon oder in Werbung auch alleine verwendet werden, dürfen aber nicht firmenmäßig gebraucht werden.

4. Marken
Sie kennzeichnen die Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens und sollen diese aus der Masse gleichartiger Angebote herausheben. Sie erhöhen zum Beispiel den Wiedererkennungseffekt in der Werbung. Solche "Identifikationsmerkmale" sind oftmals grafisch besonders auffällig gestaltet. Sie dürfen auf den Geschäftsbriefbogen zusätzlich zu den gesetzlich erforderlichen Angaben aufgedruckt werden. Auch diesbezüglich ist bei der Gestaltung des Briefbogens darauf zu achten, dass der Eindruck vermieden wird, es handele sich um eine kaufmännische Firmenbezeichnung.
Bei der Wahl eines Unternehmenskennzeichens, ob Geschäftsbezeichnung oder Marke, ist besondere Vorsicht geboten. Erhebliche Probleme können entstehen, wenn ältere Rechte bestehen (siehe "Mehr zum Thema": Unternehmenskennzeichen)

5. Angaben im Schriftverkehr
Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, haben Kleingewerbetreibende ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie ihre ladungsfähige Anschrift (d.h. die Geschäftsadresse und nicht lediglich ein Postfach) anzugeben. Dies gilt für den gesamten geschäftlichen Verkehr, umfasst also auch Telefax-Schreiben, Rechnungen, Bestellungen etc. sowie Geschäftsbriefe per email. Hiervon ausgenommen sind Schreiben, die nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind (Werbedrucksachen und ähnliches), oder die im Rahmen einer schon bestehenden Geschäftsbeziehung üblicherweise formularmäßig gehandhabt werden.

Der Kleingewerbetreibende kann seinem Vor- und Zunamen neutrale Branchenbezeichnungen und Tätigkeitsangaben hinzufügen (zum Beispiel Klaus Müller, Möbelhandel; Carina Becker, Damenmoden), darf dabei jedoch nicht den Eindruck erwecken, eine kaufmännische Firma zu führen. Die Firma ist gemäß Handelsgesetzbuch der Name eines Kaufmanns, unter dem er seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt. Die Verwendung von Kaufmanns- oder Gesellschaftszusätzen, wie zum Beispiel "e.K." oder "& Co." sind dem Kleingewerbetreibenden daher nicht gestattet.
Die BGB-Gesellschaft muss auf ihren Geschäftsbögen die Namen aller beteiligten Gesellschafter mit Vor- und Zunamen nennen. Der Zusatz "Gesellschaft des bürgerlichen Rechts" oder "GdbR" ("GbR") ist nicht erforderlich, aber zulässig.

6. Kaufmann auf Wunsch
Seit dem 1. Juli 1998 ist durch die Handelsrechtsreform allen Kleingewerbetreibenden die Möglichkeit zum freiwilligen Erwerb der Kaufmannseigenschaft durch Eintragung in das Handelsregister eingeräumt. Sie sind nach neuem Recht berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Eintragung herbeizuführen. Mit der Eintragung übernehmen sie alle Rechte und Pflichten eines kaufmännischen Unternehmens (z. B. Recht, eine Firma zu führen, unverzügliche Rügepflicht bei Mängeln beim Handelskauf, Gültigkeit von Bürgschaften und Schuldanerkenntnissen auch bei mündlicher Vereinbarung, erhöhter Zinssatz bei Verzug etc.). Über die Konsequenzen der Eintragungsoption siehe "Mehr zum Thema".
Die Kosten für die Eintragung einer Einzelfirma im Handelsregister belaufen sich auf einmalig ca. 250 bis 350 Euro. Die Folgekosten können aber erheblich sein, z.B. wird die Buchhaltung durch einen Steuerberater wegen des kaufmännischen Erfordernisses der doppelten Buchführung und der Bilanzierungspflicht weitaus teurer.
Der Einzelkaufmann muss an die Firma den Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung anfügen, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e.Kfr.". Eine Personengesellschaft kann sich – wenn alle Gesellschafter unbeschränkt haften - als offene Handelsgesellschaft (OHG) oder – wenn die Haftung bei einem Teil der Gesellschafter beschränkt ist – als Kommanditgesellschaft (KG) eintragen lassen. Für die Firmenbildung gelten die Vorschriften der §§ 18, 19 und 30 HGB und für die Gestaltung der Geschäftsbriefe die Vorschrift des § 37 a HGB.